นายอายุธพร บูรณะกุล กรรมการบริหารและหัวหน้าฝ่ายการวางกลยุทธ์พื้นที่ทำงาน บริษัท พีเพิลสเปซ คอนซัลติง (ประเทศไทย) จำกัด และบริษัท ไนท์แฟรงค์ ประเทศไทย จำกัด เผยว่า ความต้องการที่เปลี่ยนไปในการใช้งานพื้นที่ เทคโนโลยีที่ตอบสนองกับการใช้งานในปัจจุบันและอนาคต และที่สำคัญที่สุดคือการคำนวณจุดคุ้มทุนในการใช้พื้นที่ทำงานให้กับองค์กร แน่นอนว่าปกติหน่วยงานต่างๆในองค์กรต้องทำอยู่แล้ว แต่การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีที่รวดเร็ว ค่าเช่าพื้นที่สำนักงานที่เพิ่มสูงขึ้น และรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป ทำให้เกิดพื้นที่ทำงานรูปแบบใหม่ และแน่นอนว่ารูปแบบการคำนวณขนาดพื้นที่สำนักงานและค่าใช้จ่ายก็เปลี่ยนไป จากรูปแบบที่เป็น headcount มาเป็น seat-count จากรูปแบบกฏเกณฑ์ rule of thumb เฉลี่ย 10-12 ตารางเมตรต่อคนที่เคยใช้ได้ในอดีต วันนี้กลับไม่สามารถนำมาใช้ได้อีกต่อไป
หากพื้นที่ทำงานใหม่ในอนาคตขององค์กรที่มี Co-working Space เพื่อดึงดูดและรักษาบุคลากรที่มีคุณภาพ มีห้องประชุมที่เพียงพอเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน มีเทคโนโลยีที่ทันสมัยเพื่อส่งเสริมความคล่องแคล่วในการทำงานของพนักงาน มีการทำการบริหารการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงานเพื่อเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน ทั้งหมดนี้องค์กรสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้กว่า 30% ต่อปีและคืนทุนภายใน 3 ปี
งานด้านการวางกลยุทธ์การใช้พื้นที่สำนักงาน” (Workplace Strategy) ถือเป็นงานวิชาชีพที่ค่อนข้างใหม่ ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาการออกแบบและใช้งานพื้นที่ทำงานให้เกิดไดนามิกสอดคล้องต่อรูปแบบการทำงานขององค์กรกับสภาพแวดล้อมพื้นที่การทำงานเพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุดและลดค่าใช้จ่ายให้กับองค์กร
เป็นงานที่รวมทักษะด้านการบริหารทรัพยากรอาคาร (Facility Management : FM) และทักษะทางด้านการออกแบบสำนักงาน (Workplace Design) เข้าไว้ด้วยกัน โดยมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ทางธุรกิจ (business results) เป็นหลัก
นักวางกลยุทธ์ด้านพื้นที่สำนักงาน (Workplace Strategist) จึงมีหน้าที่ค้นหาข้อมูล ศึกษาข้อมูล และเปรียบเทียบข้อมูลการใช้งานพื้นที่ทำงาน ปริมาณพื้นที่ ความถี่ในการใช้งานพื้นที่และสิ่งอำนวยความสะดวกในอาคาร รูปแบบของการใช้งาน กิจกรรมและปริมาณความต้องการที่เปลี่ยนไปของผู้ใช้งานพื้นที่นั้นๆ และรวมถึงจำนวนการเปลี่ยนแปลงพนักงานอันจะเกิดขึ้นในอนาคต และยังต้องคำนึงถึงการประหยัดค่าใช้จ่าย (cost saving), การคำนวณจุดคุ้มทุน (return of invest หรือ ROI), การหาความพึงพอใจของพนักงาน (employee satisfaction), การดึงดูดและรักษาบุคลากรที่มีคุณภาพ (attract & retain calibre), เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน (improve productivity), ส่งเสริมความคล่องแคล่วในการทำงานของพนักงาน (enhance agile working), ส่งเสริมศักยภาพการใช้พื้นที่ (enhance space performance), และการบริหารการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงาน (workplace change management) ฯลฯ
ตัวแปรหลักที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจมีอยู่ 3 อย่างด้วยกัน คือ
People (คน) เป็นตัวแปรหลักของทุกๆองค์กร ธุรกิจไม่สามารถเดินหน้าได้ถ้าขาดคน อย่างไรก็ตามคนก็เปลี่ยนไปตามแต่ละยุคแต่ละสมัย จาก traditionalist สู่ baby-boomer สู่ gen-x ในรุ่นถัดมาและ gen-y หรือ Millennial ในปัจจุบัน ซึ่งคนในแต่ละยุคมีทัศนคติการทำงานที่แตกต่างกัน ซึ่งการเปลี่ยนแปลงของคนในแต่ละยุคกินเวลาเฉลี่ยประมาณ 25.5 ปี
Property (พื้นที่) เป็นอีกหนึ่งตัวแปรที่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยและมีค่าใช้จ่ายที่สูง นัยของพื้นที่ทำงานประกอบไปด้วยนัยทางเศรษฐศาสตร์ (ค่าเช่า ค่าตกแต่ง จุดคุ้มทุน) นัยทางขนาด (ใหญ่ เล็ก พอเพียง) นัยทางสไตล์การออกแบบ และนัยทางนวัตกรรมสำนักงาน ซึ่งการเปลี่ยนแปลงของพื้นที่ทำงานสำหรับองค์กรใหญ่ๆกินเวลาเฉลี่ยประมาณ 12 ปี
Technology (เทคโนโลยี) เป็นตัวแปรที่สำคัญที่สุดในช่วงเวลานี้ มีการพัฒนานวัตกรรมที่รวดเร็วและเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของ “คน” ไปอย่างไม่เคยมีมาก่อน เช่น การเปลี่ยนแปลงจากสมุดจดบันทึกมาสู่คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ (desktop computer) จนมาสู่คอมพิวเตอร์พกพา (laptop computer) จนปัจจุบันพัฒนามาสู่โทรศัพท์อัจฉริยะ (smartphone) ซึ่งเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานของเราอย่างมีนัยสำคัญ และทำให้กระทบเรื่องของ “คน” และ “พื้นที่” เป็นวัฐจักรวนไป
แนวคิดงาน Workplace Strategy และผลลัพธ์
