สิ่งที่เจ้าของร่วมควรรู้ ก่อนจ้างบริษัทบริหารทรัพย์สิน

เมื่อต้องจ้างบริษัทบริหารทรัพย์สินมาดูแล บริหารจัดการคอนโด ถ้าหากคุณเป็น 1 ใน คณะกรรมการหรือเจ้าของร่วม ควรจะต้องดูอะไร การบริหารจัดการที่ดีต้องเป็นอย่างไร ? และบริการระดับไหนจึงเรียกว่าดีมาก ปานกลาง หรือพอใช้ และการกำหนดเกณฑ์ค่าใช้จ่ายควรจะเป็นเท่าไหร่ถึงจะคุ้มค่ากับการลงทุน ในบทความนี้เราได้รวบรวมคำตอบในทุกคำถามที่หลายๆคนสงสัยมาให้ได้ลองศึกษากันดูครับ

สิ่งสำคัญที่เจ้าของร่วมต้องพิจารณาในการจ้างบริษัทบริหารทรัพย์สิน

• คอนโดหรือนิติบุคคลอาคารชุดมีงบประมาณมากเพียงพอในการดำเนินการ บริหารจัดการเท่าไร (จากค่าส่วนกลางและรายได้อื่น) เพียงพอหรือไม่ ?

• กรรมการและเจ้าของร่วม ควรต้องมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์หลักที่ควรตกลงกันว่าต้องการให้มีบริการระดับไหนจากผู้รับจ้างบริหารอาคาร คุณภาพในการบริหารจัดการอยู่ในระดับไหน ดีมากมาตรฐานโรงแรม ดีปานกลาง หรือพอใช้ได้/พออยู่กันไปได้ไม่ต้องใช้เงินเยอะ ซึ่งเป็นเป้าหมายและวัตถุประสงค์หลักที่สำคัญ เพื่อให้การคัดเลือกผู้ให้บริการนั้นตอบสนองความต้องการของกรรมการและเจ้าของร่วม

การบริหารอาคารชุด เป็นงานที่ต้องใช้คน บวกกับระบบในการบริหารจัดการ ซึ่งอาจรวมถึงโปรแกรมต่างๆด้วย คนหรือบุคลากรที่มีคุณภาพ มีความรับผิดชอบ จึงมีความสำคัญต่อระดับการให้บริการ

มาตรฐานในการให้บริการของบริษัทบริหารทรัพย์สินแต่ละที่จึงมีความแตกต่างกัน เนื่องจากมีความแตกต่างในด้าน ต้นทุนของบุคลากร และมาตรฐานการควบคุมคุณภาพการให้บริการ

บริษัทหรือผู้ให้บริการส่วนใหญ่ไม่ได้กำหนดมาตรฐานการให้บริการที่ออกมาอย่างเด็ดขาด ชัดเจนว่า ดีมาก ดีปานกลาง และพอใช้ได้ เป็นอย่างไร แต่ทุกบริษัทที่ให้บริการจะบอกว่าบริษัทตนเองทำได้ มีมาตรฐาน ทำมาเยอะแล้ว บางรายอาจบอกว่าบริหารอยู่หลายร้อยโครงการ เป็นต้น

ปัญหาที่พบนอกจากผู้ให้บริการแล้ว กรรมการและเจ้าของร่วมเอง ก็ไม่ได้มีข้อตกลงร่วมกันถึงเป้าหมายและความต้องการ ว่าต้องการให้มีมาตรฐานของบริการในระดับไหน ต้องการให้มีการดูแล รักษาอาคารให้ดีเพียงใด ส่วนใหญ่แล้วกรรมการก็จะเรียกให้ผู้ให้บริการมานำเสนอ แต่อาจมีกรรมการบางชุดที่มีการกำหนด TOR – Terms of Reference หรือขอบเขตของบริการที่ต้องการเท่านั้น

การกำหนดมาตรฐานบริการนั้น เป็นเรื่องค่อนข้างยากที่จะวัดความแตกต่าง เช่นโรงแรม 4 ดาว และ 5 ดาว ดูจากภายนอก บุคคลากรอาจไม่แตกต่างกัน แต่คุณภาพของบริการเราจะสัมผัสได้ จากการให้บริการของคนทำงาน แต่คุณภาพการให้บริการนั้นก็ต้องแลกมาด้วยค่าจ้างหรือเงินเดือนที่สูงกว่าเช่นกัน

คุณภาพและมาตรฐานการบริการ

คุณภาพของบริการ ขึ้นอยู่กับคน และระบบการควบคุมการทำงาน หรือ supervision ของทีมเป็นสำคัญ การให้บริการที่มีอยู่ส่วนใหญ่ เป็นแบบระดับดีถึงพอใช้ แต่ส่วนมากแล้ว เราจะพบว่าต่ำกว่ามาตรฐาน หรือถึงขั้นที่ต้องปรับปรุง เนื่องจากบริษัทที่ให้บริการต้องการนำเสนอค่าใช้จ่ายที่ต่ำ (เลยทำให้ต้องจ้างบุคลากรด้วยต้นทุนที่ต่ำ) สืบเนื่องมาจากกำลังจ่ายของกรรมการและเจ้าของร่วมที่มีงบประมาณจำกัด

• Routine Work การทำงานส่วนมากก็จะเป็นการทำงานแบบทำไปตามหน้าที่ ขาดการควบคุมคุณภาพจากฝ่ายบริหารส่วนกลาง เมื่อมีปัญหามากเข้ากรรมการก็เปลี่ยนบริษัทบริหาร เป็นรายใหม่ ผ่านไปอีก 6 เดือน หรือ 1 ปี ก็เปลี่ยนใหม่หมุนเวียนกันไปอย่างนี้ จึงเป็นสาเหตุให้การแก้ปัญหาในโครงการที่ไม่มีความต่อเนื่อง และแก้ปัญหาที่ไม่ตรงจุด

• สิ่งที่กรรมการหรือเจ้าของร่วมอาจไม่ได้พิจารณา จากการจ้างผู้ให้บริการที่ต่ำกว่ามาตรฐานก็คือ ระบบประกอบอาคารต่างๆ จะมีการ เสื่อมสภาพที่รวดเร็ว ใช้งานไม่ได้ อาคารและงานระบบขาดการดูแลรักษาที่ดี ท้ายที่สุดต้องลงทุนใหม่ บางอาคารถึงขั้น ระบบเตือนภัย Fire Alarm System ใช้งานไม่ได้ ซึ่งอันตรายมากเมื่อมีเหตุเพลิงไหม้เกิดขึ้น

• Pro Active Management การให้บริการด้วยทีมงานมืออาชีพ ทีมงานมีประสบการณ์ มีความรู้ ความเข้าใจในการทำงาน จัดการด้วยคุณภาพ มีการบำรุงรักษางานระบบประกอบอาคาร มีการจัดทำ Preventive Maintenance ช่วยยืดอายุการใช้งานของอุปกรณ์ อาคารได้รับการดูแลรักษาอย่างดี แต่ก็จะมีต้นทุนการบริหารงานที่สูงกว่า

• Exclusive Service บริการมาตรฐานโรงแรม 4 ดาว 5 ดาว มี additional services บริการเพิ่ม ที่มากกว่าการบริหารอาคารปกติทั่วไป เช่น มี concierge มี butler service มี Gym Trainer ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการให้บริการในโครงการ Serviced Residences ที่มีแบรนด์โรงแรม 5 ดาว เป็นผู้ให้บริการ

องค์ประกอบของการมีบริการที่ดี

• บุคลากรที่ดี มีความรู้ ผ่านการฝึกอบรม มีประสบการณ์ในการแก้ปัญหา แก้ปัญหา / ตอบคำถามได้ตรงประเด็น ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องลงทุนในการฝึกอบรม Training ฝึกฝนให้บุคลากรที่ให้บริการมีความรู้ ความสามารถสูง และเมื่อรวมกับประสบการณ์ ย่อมต้องจ้างในอัตราจ้างที่สูงกว่า

• การมีระบบที่ดี System / Applications ในการทำงาน จะเป็นส่วนที่อำนวยความสะดวกให้กับพนักงาน เช่น มีระบบการทำงาน มีฐานข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย มีระบบในการบันทึก เบิกจ่ายพัสดุไปรษณีย์ มีโปรแกรมบัญชีที่ช่วยในการบันทึกช่วยจำ เตือน ติดตามทวงถามหนี้ และการชำระเงินต่างๆ หรือมี โปรแกรม บันทึกงานทำงานช่าง การแจ้งซ่อม การเก็บประวัติเครื่องจักร การซ่อมบำรุง กำหนดเวลาที่ควรต้องทำการซ่อมบำรุง Preventive Maintenance

โครงสร้างพื้นฐานทางระบบที่ดี นอกจากจะช่วยให้การทำงานมีความคล่องตัวแล้ว และยังช่วยติดตามการทำงาน และประเมินผลการทำงานของพนักงาน เพื่อให้การแก้ปัญหารวดเร็วและทันต่อสถานการณ์

• มีการตรวจสอบจากหน่วยงานกลาง มีผู้ตรวจสอบ มีทีมให้คำปรึกษาช่วยเหลือ ช่วยแก้ปัญหาเมื่อมีปัญหาซึ่งทีมงานประจำโครงการอาจไม่มีความรู้ที่เพียงพอ

มีมาตรฐานการบริหารจัดการ การบริหารงานมีแผนงานและแนวทางที่ชัดเจน มีการตรวจสอบการทำงานทีมงานประจำโครงการ

บทบาทหน้าที่ของกรรมการผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดผู้จัดการอาคารบริษัทรับจ้างบริหารอาคารและทีมงาน

นอกจากบทบาทหน้าที่ตามที่ระบุในกฏหมาย พรบ อาคารชุด บุคคลเหล่านี้มีหน้าที่อย่างไร ที่จะทำให้การบริหารจัดการและการแก้ปัญหาของนิติบุคคลอาคาร มีการบริหารจัดการและแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• กรรมการนิติฯ

กรรมการนิติฯ ถือว่าเป็นคนที่สำคัญที่สุดที่จะทำให้การบริหารนิติบุคคลอาคารชุดนั้นๆดีและมีประสิทธิภาพ กรรมการที่ดีนั้นจะเข้าร่วมการบริหารงานอย่างเต็มความรับผิดชอบ เข้าร่วมประชุม ให้ความเห็นอย่างตรงไปตรงมา ร่วมแก้ปัญหาหรือให้แนวทางแก้ปัญหาร่วมกับทีมเจ้าหน้าที่นิติ และช่วยชี้แจง ให้ข้อมูลกับเจ้าของร่วม เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นในการบริหารจัดการ

• ผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด

ผู้จัดการนิติบุคคล คือผู้มีอำนาจเต็มตามกฎหมายในการบริหารงาน ออกคำสั่งให้ดำเนินการหรือไม่ดำเนินการ ของนิติบุคคลนั้น ในทุกการตัดสินใจดำเนินการ ต้องเป็นไปตามอำนาจหน้าที่ที่กฏหมายกำหนด การดำเนินการหรือการตัดสินใจใดๆนอกเหนือกรอบอำนาจตามกฎหมาย อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินการของนิติบุคคลและเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน

ปัญหาที่พบได้บ่อยคือ ผู้จัดการนิติบุคคล ไม่ตัดสินใจและไม่ใช้อำนาจของตน แต่ผู้จัดการนิติบางคนอาจใช้อำนาจเกินกว่ากรอบอำนาจที่กฏหมายกำหนดไว้เช่นกัน

• ผู้จัดการอาคาร

ผู้จัดการที่ดี ด้านหนึ่งคือการบริหารทีมงาน ซึ่งผู้จัดการจะต้องเข้าใจหน้าที่และความรับผิดชอบของตนเอง หน้าที่และความรับผิดชอบของพนักงานในทีม ติดตามงานของพนักงานให้เป็นไปตามกรอบ ระยะเวลาการดำเนินการ รวมถึงการประสานงานกับกรรมการและผู้จัดการนิติบุคคลในการทำงานต่างๆของนิติบุคคล

• บริษัทบริหารอาคาร

เป็นผู้รับจ้างตามสัญญา เป็นลูกจ้างนิติบุคคลอาคารชุด แต่มีบทบาทสำคัญในการคัดเลือกบุคคลเข้าประจำโครงการ ช่วยเหลือและแก้ปัญหาเรื่องบุคลากรในโครงการ รวมถึงมีทีมงานทีมีความรู้และประสบการณ์ที่สามารถสนับสนุนการทำงานของทีมงานประจำโครงการ

การเลือกบริษัทบริหารอาคารที่ดี จึงมีความสำคัญต่อความเป็นอยู่ที่ดีของกรรมการและเจ้าของร่วมในโครงการทุกคน ถ้าหากคุณกำลังมองหาบริษัท บริหารจัดการทรัพย์สินระดับมืออาชีพ และครบวงจร บริษัทไนท์แฟรงค์ประเทศไทย พร้อมที่จะช่วยเหลือคุณ

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://bit.ly/3C1y0D7